Опись постоянного срока хранения образец 2019 года

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Состав документов личного дела Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку.

Обращаем внимание! Сроки хранения документов в организации в году: таблица скачать Сроки хранения документов в архиве Мы уже сказали, что основным актом, который определяет кадровые документы и сроки хранения, является Закон об архивном деле.

В процессе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается вся совокупность документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается. Экспертиза ценности документов в организации проводится для решения следующих задач: рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений; организация ежегодного отбора документов на дальнейшее хранение и уничтожение; рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел , срок хранения которых истек Для проведения работ по экспертизе ценности документов организации приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия.

В помощь ответственным за делопроизводство

От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Один из завершающих этапов работы с документами — составление описи дел.

Изучение описей дел представляется актуальным, так как любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел.

Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве.

Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы документационного обеспечения управления ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены. На законченные делопроизводством дела составляются описи.

Описи дел активно применяются в архиве. Архив организации комплектуется документами постоянного и временного свыше 10 лет хранения. Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив. Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива — указателей, каталогов, обзоров, путеводителей.

В связи с этим при создании описиопределяющим фактором является её качественное составление. Опись дел — это справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда дела и учета дел.

Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Можно выделить несколько видов описей дел: опись дел структурного подразделения сдаточная опись ; опись дел постоянного хранения; опись дел долговременного хранения; опись дел по личному составу.

Опись дел структурного подразделения является, прежде всего, документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена. Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении и утверждает руководитель структурного подразделения.

Описательная статья описи включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела тома, части по описи; индекс дела тома, части ; заголовок дела тома, части ; дата дела тома, части ; количество листов в деле томе, части ; срок хранения дела; примечание.

Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив.

Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью. Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения: наименование организации; номер фонда; порядковый номер; индекс дела при наличии номенклатуры дел ; заголовок дела; дата дела; число листов в деле; примечание если есть.

Ежегодно опись дел постоянного хранения в установленные сроки должна быть передана в архив организации или в государственный архив. В случае передачи документов в государственный архив опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Для этого факт передачи должен быть утвержден руководством и специальной архивной комиссией.

Если опись дел сложна по своей структуре, содержанию, специфике включенных в нее дел, к ней составляются указатели тематические, именные, географические , понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения: - опись подписывают составитель описи и ответственный за архив; - рассматривают на заседании экспертной комиссии организации; - представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа только для организаций источников комплектования государственных или муниципальных архивов ; - утверждает руководитель организации.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры. Опись дел долговременного хранения— учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др.

Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций. Она включает в себя: наименование организации; номер фонда; порядковый номер; индекс дела при наличии номенклатуры дел ; заголовок дела; крайние даты дела; сроки хранения; число листов в деле; примечание если есть.

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

В опись дел по личному составу включаются все кадровые документы длительного и постоянного сроков хранения. Каждое структурное подразделение компании, имеющее в своём распоряжении те или документы по личному составу, составляет собственную опись дел по личному составу.

Основными документами, включающимися в опись дел по личному составу в обязательном порядке, являются: все личные дела сотрудников важнейшая часть которых — трудовые договоры , приказы и распоряжения по личному составу о приёме на работу, переводе, увольнении и т.

Также стоит уделить внимание спискам сотрудников, работающих при вредных условиях труда, занести в опись табели, наряды данных специалистов. Она включает в себя: наименование организации; номер фонда; порядковый номер; индекс дела при наличии номенклатуры дел ; заголовок дела; дата дела; число листов в деле; примечание если есть.

Не все документы по личному составу выделяются в отдельную опись. Документы по личному составу, которым типовыми или отраслевыми перечнями установлен постоянный срок хранения или установленный в результате экспертизы личные дела и иные документы руководителей, выдающихся деятелей науки, культуры, общественных деятелей и т.

В организациях с большим объемом документов по личному составу могут составляться несколько описей дел по личному составу в частности, на личные дела, трудовые книжки и т. Личные дела личные карточки вносятся в описи дел только после увольнения работника.

Таким образом, можно отметить, что опись дел — важный учетный документ для делопроизводства и для архива организации. В организации опись позволяет учитывать и осуществлять поиск документов, оконченных делопроизводством.

Передача дел из организации в архив невозможна без описи дел. На основе архивной описи создаются специальные справочники, каталоги, указатели, путеводители, обеспечивающие быстрый, удобный доступ к необходимой документации; определяется архивный шифр дела, на который даются ссылки при использовании документов.

Открыть навигацию.

Личное дело сотрудника

Номенклатура дел организации в году Как оформить сводную опись дел постоянного срока хранения Сводную опись составляют в момент передачи дел из подразделений. Обычно это происходит раз в год, соответственно, в архив и в опись попадают дела, созданные и закрытые за этот период. Каждый такой период оформляется как раздел единой описи дел. Опись дел для постоянного хранения имеет стандартную форму см. Эта форма имеет титульный лист и подтитул, который заполняется в случае изменения названия организации.

Инструкция: составляем опись дел

Федеральный закон от Федеральным законом от Каковы эти сроки? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ? Каковы особенности хранения документов в архиве учреждения? В каком порядке уничтожаются документы в связи с истечением срока их хранения? Как происходит передача документов в государственные или муниципальные архивы?

Составляем описи дел

Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно кроме планов, отчётов, бюджетов, смет и документов к ним, перспективных планов. Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел. Планы, отчёты, бюджеты, сметы и документы к ним. В описи относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от года составления. Например, план работы на год, составленный в конце года, вносится в раздел описи года. Перспективные планы и отчёты об их выполнении. Перспективные планы включаются в описи по первому году их действия, а отчёты за эти годы - по последнему году отчётного периода. Например, единица хранения "Перспективный план на годы" должна быть внесена в раздел описи за год, а отчёт о его выполнении - за год.

Опись документов для передачи другой организации

Обране Хранение и уничтожение документов: зачем, когда и как Кому, как не бухгалтеру, знать ценность документов, возникающих в ходе осуществления хозяйственной деятельности предприятия. Глобальный смысл любого документа, в особенности бухгалтерского, заключается в подтверждении факта осуществления той или иной хозяйственной операции. Поэтому у истинного бухгалтера к любым документам отношение трепетное и бережное. В сегодняшней статье расскажем, какие документы сколько времени нужно хранить, как должным образом уничтожить документы с истекшим сроком хранения, а также напомним об ответственности в этой сфере. Зачем и кто должен хранить документы Зачем хранить документы? Деятельность любого предприятия или физлица-предпринимателя не может осуществляться без документального сопровождения.

Как должна формироваться документальная база, как правильно составить опись документов организации и иные виды описей для систематизации документооборота, рассмотрим в этой статье. Регламент документооборота и опись документов как его составляющая Тем, кто впервые сталкивается с необходимостью организовать документооборот в пределах своей деятельности, может показаться, что принцип его ведения каждый определяет самостоятельно.

Архивное хранение документов, сроки хранения бухгалтерских документов в организации Рубрика: Документы Автор: Александр Дмитриев Обязанность хранить бухгалтерские отчеты, налоговые декларации, регистры и договоры лежит на хозяйствующем субъекте. Они остаются в архиве на протяжении строго определенных периодов. Представители бизнеса несут ответственность за выполнение нормативных предписаний.

Составляем описи дел

Подписи сторон. В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно. Требования к акту передачи документов другому лицу При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей. Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов.

Опись постоянного срока хранения образец 2019 года

Составление и оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Составление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения 7. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений и общественных организаций, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК". В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

Как составить опись дел

Список документом, указание номера каждого из них. Общее число документов. Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы. Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами.

Срок хранения документов в организациях

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия. При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, — оригинал или копия заверенная или не заверенная. Составляется документ в 2 экземплярах — один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

Готовим документы к хранению

Постоянно Некоторые бумаги, которые должны храниться до 10 лет считают текущими. Они находятся в отделах организации и не сдаются в архив, а по истечении своего срока утилизируются. Компания вправе самостоятельно устанавливать сроки хранения бумаг, но они не должны быть короче утвержденных законодательством. За сохранность бумаг отвечает руководитель организации. Если директор меняется, он должен передать эту обязанность преемнику в порядке, определенном компанией самостоятельно. Акт о перечне документов, подлежащих уничтожению Подготовка акта на уничтожение бухгалтерских документов Акт оформляет экспертная комиссия.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 11
  1. Виргиния

    Для того и нужен был Алёша будучи деятелем от Кремля, всячески дискредитировать всё то, что выступает против криминальных действий кремлёвских ОПГ.

  2. Алиса

    На сегодняшний день эта схема невозможна без преступления границ УК.

  3. Орест

    Тарас , ваши ролики всегда не в бровь , а в глаз. Спасибо.

  4. Фатина

    ПОГРАНИЧНИКИ ТРЕБОВАЛИ ЗАЛОГ 3 ТЫС.ЕВРО.ЯКОБЫ НА ОБРАТНОМ ПУТИ ЗАЛОГ БУДЕТ ВОЗВРАЩЕН.

  5. hillcaloogi

    И ютубу спасибо за предложку. сам бы не запросил в поиске

  6. Влада

    Что будет если фрилансер не платит налоги?

  7. Фирс

    А если не оплачено несколько кредитов имущества нет официального дохода нет могут предъявить мошенничество

  8. Флорентина

    Тарас, Вы какой то странный юрист. Юрист обязан рвссказать о том, что с точки зрения Конституции Украины вот эти, так называемые законы не имеют юридической силы!

  9. Пульхерия

    Ситуация на сегодняшний день распространённая. Я-електромонтёр с немалым стажем. Периодически,каждый год нужно подтверждать группу допуска,или присваивать необходимую на месте работы,исходя из знаний,показанных на экзамене(если таковые вообще были не на бумаге). Я работаю в торговом центре електромонтёром по ремонту и обслуживанию электроустановок,при устройстве на работу имел допуск 3 группы,до 1000 V. По окончанию срока действия допуска следует экзамен,но удостоверение почему-то мне на руки не отдали,мотивируя различными смешными аргументами,типа у нас сохраннее 😁, для отчётности ,и остановившись наконец на том,что компания заплатила деньги,а значит должна взамен что-то осязаемое получить. Обещали отдать на руки при увольнении. Это у меня второй такой случай,и как тогда не отдали,так естесственно и в этот раз будет то же самое. А на следующее место работы без корочки уже не берут. Считаю допуск своей интелектуальной собственностью,но реалии. Как думаете,судиться стоит?

  10. Клементий

    Первыми в группе риска будут физики, получающие ден. средства от ЮЛ или ИП в крупных размерах!

  11. Гордей

    Любить свою землю, чтить предков.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных